Cómo armar tu evento online de forma exitosa

Eventos de todo el mundo están siendo cancelados, inclusive algunos que se darían en unos cuantos meses hacia adelante. Es por eso que cada vez más están cobrando fuerza los eventos online, ¡Y no es para menos! Las comunidades de todo el mundo están expectantes de recibir información y desean continuar aprendiendo, desarrollando actividades y seguir haciendo negocios.

Y como escenario propicio, el mundo nos encuentra conectados, trabajando seguros desde casa, con más tiempo libre y con nuestro instinto creativo más despierto que nunca, con lo que organizar una charla online, un webinar, un workshop o un vivo en redes sociales será un movimiento inteligente y simple de poner en marcha si lo preparas bien y tienes en cuenta algunos detalles.

Si esto te inquieta, te compartiremos algunos consejos para que puedas armar tu evento online, así que toma nota de todo lo que tenemos para compartirte. Algunos tips o consejos te parecerán obvios, pero no por ello es menos importante repasarlos para que todo salga bien.

Por qué armar un evento online

En un principio, crear un evento online tal vez te parezca algo difícil, pero es más simple, rápido y económico que armar un evento en una sala al que la gente deba concurrir. Un evento online puede tener incluso más alcance y asistencia que un evento presencial, ya que vencerás la barrera del compromiso de tener que asistir físicamente, y más gente podrá verte y acceder sin esta limitación.

En cuanto a lo económico, sacando de lado que podrías estar en confinamiento obligatorio en este momento, si decides organizar un evento tradicional, tendrías que rentar o pedir prestado un salón, decorarlo, pensar en las acreditaciones, ofrecer tentempiés o bebidas, y cuidar cada detalle. Y todo esto sin contar el hecho de comenzar a invitar asistentes para llenarlo. ¿Has pensado en cuánto deberías invertir? Inclusive si estás pensando en algo más bien grande, tal vez hasta tendrías que salir a buscar sponsors para costearlo.

Un evento online se arma con muchísimo menos dinero y tiempo, y solo tendrás que dedicar tus esfuerzos centrándote en el contenido e invitando a tus asistentes, los cuales no tendrán más que acceder a un enlace para verte disertar.

Además, es divertido. Si nunca lo has hecho, experimenta y vívelo como una nueva experiencia. ¡Solo pon una fecha! Vayamos ahora con las recomendaciones.

Elige un solo tema y profundiza

Es clave que hables acerca de un tema por evento y profundices de él para que tu público se mantenga interesado desde el momento en que publicas tu evento o invitas a alguien a asistir. Si tocas muchos temas al mismo cometerás errores, generarás enredos y prestará a confusión a los asistentes que están del otro lado viéndote.

El título o nombre del evento debe ser explicativo y debe definir muy fácilmente acerca de qué vas a a estar hablando. Casi sin pensarlo. Si el objetivo es contar, por ejemplo, “Cómo instalar WordPress”, pues no pongas un nombre como “Charla WordPress” o “Evento WordPress”, sino más bien dirígete al objetivo para que rápidamente se comprenda acerca de qué vamos a estar ahondando. Recuerda: Si tienes que explicarlo en más de dos frases, deberás ajustar el título antes de seguir.

Duración del evento

La duración del evento también es algo muy importante. Si bien todos los asistentes hoy tendrán más tiempo en sus agendas para hacer muchísimas cosas que tenían fuera de programa, al estar en sus casas o lugares de trabajo también tendrán muchas distracciones que no tendrían si están en un evento presencial. ¡El factor distracción o aburrimiento son el gran enemigo de los eventos online!

Nuestra recomendación es que tu evento online, salvo que estés programando un congreso, además de ser objetivo, debería durar entre 40 minutos y no más de una hora, y dejes algunos minutos más para preguntas. Si este tiempo no es suficiente para tí, pues puedes ayudarte con material complementario para compartir con quienes asistieron al que puedan acceder luego. Esto te ahorrará tiempo y te ayudará a mantener la atención durante el evento, y generar interés luego de finalizado.

Selecciona qué plataforma usar

Hemos enumerado a continuación tres de las opciones más utilizadas, aunque existen muchas más; y si conoces una mejor que ya te ha dado resultado, compártela con nosotros en los comentarios. ¡Será bienvenida! 😉

Google Meet

Google Meet es la herramienta de videollamada de Google, y ha disparado su utilización ya que por las circunstancias causadas por el Covid-19, extendió algunos de sus límites para poder llegar a más personas. En este momento puede soportar hasta 250 personas conectadas en simultáneo, y es perfecto para que los asistentes participen haciendo preguntas, compartir pantalla o una presentación. Es excelente para un formato de tipo workshop o taller donde el orador interactúa constantemente con los asistentes.

Entérate más de Google Meet en G Suite.

Zoom

Zoom es uno de los fenómenos de mayor crecimiento en los últimos tiempos y ha ganado muchísima popularidad entre usuarios que no solo organizan eventos online sino también para reuniones informales con amigos o familia. La realidad es que depende del paquete que elijas (uso personal de cortesía, o planes corporativos) te permitirá transmitir con hasta 1.000 participantes y 10.000 espectadores que estén mirando tu evento.

Sabemos que estás interesado en la versión gratis, así que te comentamos que podrás transmitir hasta 40 minutos con hasta 100 participantes por cada reunión o conferencia.

Otra de las cosas que encontrarás en Zoom es una interfaz muy simple de usar, controlar tu sesión como anfitrión por ejemplo cortando el micrófono a los participantes mientras hablas, invitar a otras personas para hablar en vivo, compartir contenidos, moderar lo que necesites, lanzar encuestas o hasta abrir un chat para interacción durante el evento online.

Visita a Zoom.us para más información

Live de Instagram o Facebook

Por estos días, si eres usuario de Facebook o Instagram habrás recibido notificaciones acerca de que tal o cual contacto está transmitiendo en vivo en este momento. Esto es porque armar una transmisión en vivo es mucho más simple, gratis y no tiene demasiada ciencia más que presionar el botón de “Transmitir en vivo”.

Desde luego que así como es de simple transmitir en vivo en redes sociales, también las opciones son limitadas. Sin embargo, para un eventos online o charla online express, será más que suficiente. Los usuarios podrán dejar comentarios, valoraciones y hacer preguntas. También podrás compartir imágenes o vídeos de fondo mientras hablas, e invitar a alguien a conversar contigo. Los grandes ausentes son las opciones de compartir pantalla o de moderación avanzada.

Otra de las bondades de esto es que Instagram o Facebook avisará a tus mejores amigos y personas más allegadas a tu marca para invitarlos justo en el momento en que comienzas a transmitir. ¿La duración? Podrás transmitir hasta una hora seguida y luego podrás guardar la transmisión por si quieres que más personas la vean a destiempo.

Ir a Instagram

Promociona tu evento online

Ya que no tendrás que cargar con varias de las cosas que roban energía al armar un evento, céntrate en promocionar tu evento online tanto como sea posible. Primero comparte el evento en tus redes sociales para poder llegar a tus fans, amigos y así ampliar tu público. Si piensas que se trata de algo de interés general, puedes pedir a la vez que estos te ayuden a compartir. No olvides utilizar flyers e imágenes llamativas y frescas para promocionar tu evento.

¡Cuéntale acerca del evento a todo aquel que pueda interesarle! Haz todo el ruido posible, pero tampoco te conviertas en un “spammer”.

Utiliza herramientas como email marketing, con las que podrás llegar rápidamente a clientes y usuarios con los que hayas interactuado antes. Para esto en WNPower te regalamos un crédito de 300 destinatarios diarios para que puedas comenzar a aprovecharlo ahora mismo. ¡Obtén aquí tu cuenta de email marketing, GRATIS!

Si el evento es abierto, evita pedir a los usuarios que se registren, pues podrás una barrera innecesaria la cual podría hacer que varios usuarios se echen para atrás. Si dejas la puerta abierta para que cualquiera entre y salga, posiblemente lleves más público e invites a que los curiosos se queden si el contenido de tu evento online es relevante.

También es buena idea crear un sitio web, un sitio de una sola carilla o one-page, o landing page acerca del evento. Esto hará que parezca más importante. Esto último es muy fácil con nuestro constructor web donde podrás armarlo en tiempo récord seleccionando una plantilla, agregando imágenes, fotos, textos o vídeos.

Prepara tus capacidades como anfitrión

Hablar en público puede poner nervioso a más de uno, y hablar online no es la excepción ya que tendrás como contra que no podrás ver la reacción del público ni sus caras como termómetro de cómo la estás llevando, así que ensaya, grábate, practica, muestra la grabación y ten auto crítica. Si son varios los oradores haz videollamadas en privado para practicar la conversación.

Cuando estés hablando, no dejes silencios incómodos ni utilices demasiadas muletillas ni palabras de relleno (ehh, uhmm, estem…). Si hay más de un disertante, intenta hablar de a uno a la vez. y deja huecos de pequeños silencios para interactuar con otros oradores, ya que el delay de las transmisiones hará que se desordene la conversación y los espectadores pierdan el hilo.

También deberás convertirte en un hábil controlador del timing. Acomoda tus contenidos en diferentes bloques de tal manera de no pasarte ni ajustar el tiempo de la chala en el momento. Si es posible, ten a mano un timer o reloj para medir el tiempo de transmisión. Las preguntas puedes dejarlas para el final. El tiempo para ti en un evento online transcurrirá extremadamente rápido, asi que ten cuidado.

Ajustes técnicos para tu evento online

Selecciona el ambiente desde donde vas a transmitir, cuida el fondo y qué deseas mostrar. La iluminación y los ruidos externos también son un gran factor negativo.
Utiliza auriculares con micrófono para evitar el efecto retorno o eco. Podrás evitar esto tanto con un headset conectado a una PC, como desde cualquier dispositivo mobile con micrófono externo. Nunca uses el micrófono incorporado en el dispositivo como tu teléfono, equipo PC, o de la tablet.
Ajusta el nivel de volumen para que los espectadores escuchen bien sin tener que subirlo demasiado en sus dispositivos. Al iniciar la transmisión pregunta a tu público si se escucha bien del otro lado.
Ponte en modo transmisión. Silencia las notificaciones durante el evento online, bloquea las llamadas y quita todo tipo de distracciones. ¿Sabías que tu transmisión podría verse interrumpida si alguien te llama en el medio?
Asegúrate de que el dispositivo con el que estás transmitiendo tenga cargada su batería y esté conectado a la red eléctrica.
Transmite usando una conexión a Internet veloz y estable. Si compartes la conexión a Internet con alguien más en tu hogar, procura que los demás usuarios no estén utilizándola en ese momento, de manera que puedas disponer del total de ancho de banda, sin cortes. Te recomendamos también tener a mano un enlace a Internet alternativo como Internet móvil a modo de backup por si las dudas.
Si vas a compartir una presentación o compartir pantalla, procura utilizar poco texto o ajusta el tamaño de la letra para que sea legible, pues muchas de las plataformas no permiten hacer zoom de la imagen que estás mostrando.

Agrega una llamada a la acción

En cualquier evento, sea online o futuro evento presencial, siempre busca una llamada a la acción que sea específica para que no quede inconcluso. Esto puede ser desde recomendar a los asistentes comprar uno de tus productos relacionados con la charla o workshop, conseguir material a cambio de algo, ganar suscripciones o seguidores, u obtener algún otro beneficio de cualquier tipo.

Conclusión

Todos estamos juntos en esto, y tanto los eventos online, capacitaciones, enseñanza y trabajo remoto llegaron para quedarse. En este momento todo lo que podemos hacer es seguir las recomendaciones para protegernos y mantenernos más conectados que nunca. ¡Y si puedes, quédate en casa! Entre mejor hagamos las cosas, más rápido terminará todo y volverá a la normalidad, pero por supuesto, con algunos cambios.