Cómo mejorar tu productividad administrando tu tiempo
Independientemente de la etapa en que esté nuestro negocio es posible que estemos abrumados por nuestras tareas pendientes. Esto nos lleva a contar con una capa de stress agregada porque sabemos que tenemos cosas por hacer y creemos que no contamos con el tiempo suficiente para concretarlas, y en el 80% de los casos está relacionado con el cómo administramos nuestro tiempo.
Ni hablar si tu negocio está subiendo los primeros escalones y vos mismo sos quien vende, cobra, actualiza el site, responde consultas, atiende llamados, contesta WhatsApp’s, atiende las redes sociales, entrega productos, gestiona proveedores y hasta probablemente seas tu propio contador.
Tal vez te haya dado stress de solo leerlo, pero los emprendedores tienen la capacidad de hacer todo esto y mucho más con la meta de sacar adelante su negocio.
Te contamos acá algunos consejos útiles para aplicar rápidamente y maximices tu productividad.
Empecemos por clasificar la tareas
Aprender a separar lo importante de lo urgente. Tener muchas cosas rondando en nuestra cabeza nos genera desconcentración y aprender a clasificar nuestras tareas para no proporcionarle la misma atención a todas en el mismo momento es clave. Siempre hay algo que puede esperar y no está bien atacar todas las tareas sin planificación actuando a demanda.
Lo primero que debemos hacer es desglosar nuestro “to-do list” en los siguientes 4 posibles escenarios:
Importante y no urgente: Te recomendamos programarlo para un momento determinado de tu día.
Urgente e importante: Colocaremos aquí las tareas que tenemos que hacer lo antes posible para evitar que nos generen un dolor de cabeza si no las concretamos cuanto antes.
No importante y no urgente: Si lo único que va a traerte a vos o tu negocio es perder tiempo sin sentido, olvidala o dejala a un costado para realizar cuando estés más ocioso.
Urgente y no importante: Programá este tipo para que esté inmediatamente después de las tareas urgentes e importantes. Si es posible, es recomendable delegar esta tarea a alguien de tu confianza.
Las tareas “bloqueadoras”: Recibimos un llamado importante (podemos elegir si atender, no atender, o atender y prometer devolver el llamado en otro momento) o siendo extremistas: “se está quemando nuestra casa” (aquí tocaremos madera). En este caso las llamaremos “bloqueadoras” porque no nos queda otra que dejar todo lo que estamos haciendo y enfocarnos en eso.
Los contratiempos siempre existen, pero es importante saber eludirlos rápidamente y tratar de que sean una piedra rápida de saltar.
Existen apps como Trello que te van a ayudar a clasificar en fichas y prioridades tus diferentes tareas pudiendo hacer un seguimiento de cada una.
Usá una agenda
No necesitás demasiado. En principio basta con usar una agenda. De esta manera podrás planificar tu día a día de antemano para evitar el “piloto automático”. Podés usar la agenda de tu smartphone, Google Calendar o una clásica agenda de papel para bloquear momentos del día para hacer tal o cual tarea siempre respetando las prioridades. Esta técnica se llama time block. Siempre que tengas un imprevisto, clasificalo y buscá un lugar en tu agenda sin abrumarte.
¿Qué hay del celular y las redes sociales?
El celular y las redes sociales son el factor distracción número uno, pero al mismo tiempo nos permiten estar conectados con nuestros clientes, dar presencia y vender. Moderá el uso a lo necesario e intentá no estar permanentemente chequeando la pantalla revisando si tenés un nuevo mensaje de WhatsApp, Messenger o un correo electrónico porque vas a terminar por volverte loco.
No hagas muchas cosas al mismo tiempo
No sos un server con 4 núcleos de CPU. Cuantas más tareas simultáneas abarcás, menor va a ser el rendimiento y la calidad del resultado. Intentá hacer una cosa a la vez para que lo que estás haciendo no quede por la mitad, algo salga mal y termines perdiendo tiempo y dinero además de generarte más stress y ansiedad.
Evitar los encuentros extensos o excesivos
Cuando debas reunirte con alguien tratá de que sea lo más breve posible y planificá el contenido de la reunión de antemano. Pensá que cada encuentro, independientemente que se concrete en tu oficina o en la de tu cliente o proveedor te restará tiempo. Ojo, esto no quiere decir que evites las reuniones a toda costa, pero a veces con un llamado o una conversación por Skype será más que suficiente.
Último y muy importante: Reservá siempre tiempo para vos
Siempre dejá unos momentos de tu día para reflexionar y relajar. Las mejores ideas ocurren cuando nuestra mente está más relajada. ¿Nunca se te ocurrió algo genial mientras te duchabas? Practicar un deporte o salir a caminar frecuentemente te va a ayudar a despejar la mente y razonar mejor.
¡Esperamos que estos tips hayan sido útiles para mejorar tu día a día!
